Daftar Isi
Daftar prospek mungkin tampak siap untuk dihubungi karena berisi ratusan atau ribuan baris. Namun, beberapa bisnis mungkin sudah tutup, mengganti situs web, pindah lokasi, atau tidak lagi sesuai dengan pasar sasaran Anda. Catatan lainnya mungkin berisi perusahaan yang terdaftar ganda, detail kontak yang tidak lengkap, atau alamat email yang tidak boleh dimasukkan ke dalam kampanye aktif.
Itulah sebabnya Anda harus membersihkan daftar prospek sebelum mengunggahnya ke CRM atau alat pemasaran langsung. Proses pembersihan ini tidak hanya sekadar menghapus alamat email yang tidak valid. Anda juga perlu memeriksa apakah setiap bisnis masih sesuai dengan profil pelanggan ideal Anda, memastikan keakuratan detail utama perusahaan, memperbaiki kolom yang tidak konsisten, menghapus data ganda, serta memisahkan catatan yang dapat digunakan dari yang masih perlu diolah lebih lanjut.
Panduan ini menjelaskan cara mengelompokkan daftar prospek yang sudah ada menjadi tiga kelompok yang jelas: Siap Dihubungi, Perlu Ditinjau, dan Dihapus. Pada akhirnya, Anda akan memiliki daftar yang lebih ringkas dan terorganisir dengan lebih baik, sehingga tim penjualan atau pemasaran Anda dapat menggunakannya dengan lebih percaya diri.
Jika Anda masih perlu membuat berkas sumber, mulailah dengan mempelajari cara membuat daftar prospek B2B berkualitas tinggi sebelum menjalankan proses pembersihan.
Jawaban Singkat: Cara Memfilter Daftar Prospek Sebelum Melakukan Pendekatan Tanpa Pemberitahuan Terlebih Dahulu
- Bandingkan setiap bisnis dengan ICP Anda saat ini.
- Pastikan bahwa perusahaan tersebut masih beroperasi.
- Standarkan kolom-kolom utama terkait bisnis dan kontak.
- Hapus perusahaan dan kontak yang berulang.
- Lengkapi data yang belum terisi dan periksa rincian kontak.
- Tandai setiap catatan sebagai "Siap untuk Disosialisasikan", "Perlu Ditinjau", atau "Dihapus".
Kumpulkan data bisnis lokal sebelum menerapkan langkah-langkah pembersihan yang tercantum dalam panduan ini.
Lakukan audit terhadap daftar prospek berdasarkan ICP Anda saat ini
Sebuah catatan prospek tidak boleh tetap ada dalam daftar hanya karena alamat emailnya masih aktif. Bisnis tersebut tetap harus sesuai dengan kampanye yang sedang Anda persiapkan.
Mulailah dengan meninjau kriteria yang sudah digunakan tim Anda untuk menggambarkan prospek yang cocok. Hal ini dapat mencakup industri, lokasi, jenis usaha, ukuran perusahaan, status situs web, peringkat, jumlah ulasan, atau indikator lain yang terkait dengan penawaran Anda.
Periksa Apakah Setiap Bisnis Masih Sesuai dengan Kampanye Tersebut
Periksa detail-detail seperti:
- kategori bisnis atau sektor industri
- kota, provinsi, negara, atau wilayah layanan
- jenis atau ukuran perusahaan
- kehadiran di situs web
- jumlah penilaian dan ulasan
- status bisnis
- alasan mengapa perusahaan tersebut layak ikut serta dalam kampanye tersebut
Sebagai contoh, sebuah agensi pemasaran yang menargetkan klinik gigi independen di Texas sebaiknya menghapus data pemasok peralatan gigi, klinik di luar Texas, dan perusahaan yang tergabung dalam grup rumah sakit besar, jika perusahaan-perusahaan tersebut tidak sesuai dengan penawaran yang diberikan.
Anda juga dapat menggunakan kategori, lokasi, peringkat, jumlah ulasan, dan status situs web untuk menyaring prospek bisnis lokal menggunakan data Google Maps.
Pemeriksaan awal ini mencegah tim Anda menghabiskan waktu untuk mencari kontak atau memeriksa email terkait perusahaan-perusahaan yang sejak awal memang tidak seharusnya dihubungi.
Periksa Sumber dan Tanggal Pemeriksaan Terakhir
Setiap catatan harus mencantumkan sumber data bisnis tersebut serta kapan terakhir kali data tersebut diperiksa.
Kolom-kolom yang berguna antara lain:
- nama sumber
- URL sumber
- tanggal pengumpulan
- tanggal terakhir diperiksa
- nama kampanye atau daftar
Tandai Setiap Catatan sebagai “Simpan”, “Tinjau”, atau “Hapus”
Gunakan kolom status sederhana selama audit pertama.
| Status | Kapan Harus Menggunakannya |
|---|---|
| Simpan | Bisnis tersebut sesuai dengan ICP dan memiliki informasi yang cukup untuk langkah pembersihan berikutnya. |
| Ulasan | Bisnis ini mungkin cocok, tetapi ada satu atau beberapa detail yang hilang, sudah usang, atau tidak jelas. |
| Hapus | Bisnis tersebut berada di luar pasar sasaran, termasuk dalam kategori yang salah, tidak aktif, atau tidak sesuai dengan kampanye. |
"Keep" adalah status audit awal. Ubah menjadi Siap untuk Kegiatan Penyuluhan hanya setelah memeriksa rincian kontak dan aturan penyaringan.
Jangan menghapus setiap catatan yang belum lengkap pada tahap ini. Tidak adanya alamat situs web atau nomor telepon tidak selalu berarti bisnis tersebut bukanlah prospek yang menjanjikan. Hal itu mungkin hanya berarti catatan tersebut memerlukan data bisnis terbaru atau penyempurnaan informasi kontak.
Tujuan dari audit pertama ini adalah untuk menyingkirkan ketidaksesuaian yang jelas dan memisahkan catatan yang tidak pasti sebelum tim Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk membersihkan sisa berkas tersebut.
Pastikan Setiap Bisnis Masih Aktif dan Dapat Dihubungi
Berkas prospek lama sering kali berisi perusahaan yang telah mengganti situs web, pindah lokasi, memperbarui nomor telepon, atau tutup. Periksa catatan perusahaan tersebut sebelum menghabiskan waktu untuk memperkaya data kontak atau memeriksa alamat email.
Tinjau Rincian Bisnis Utama
Konfirmasi:
- nama perusahaan
- status bisnis
- kategori
- situs web
- nomor telepon
- alamat
- lokasi
- sumber atau URL Google Maps
Perbarui baris tersebut jika detail baru tersebut jelas-jelas terkait dengan bisnis yang sama. Tandai untuk ditinjau jika informasinya tidak jelas atau mengarah ke perusahaan lain.
Memisahkan Catatan Berdasarkan Kondisi
Gunakan label sederhana untuk menunjukkan apa yang dibutuhkan pada setiap baris:
- Sudah tidak berlaku: Rincian yang tersimpan tidak lagi sesuai dengan perusahaan tersebut.
- Belum lengkap: Data bisnisnya tampaknya sudah benar, tetapi ada beberapa kolom penting yang hilang.
- Belum dikonfirmasi: Informasi yang ada tidak cukup untuk memeriksa catatan tersebut.
Tutup: Usaha ini tidak lagi beroperasi.
Perbarui data perusahaan sebelum mencari kontak. Hapus perusahaan yang sudah tutup, duplikat, atau tidak beroperasi di pasar tersebut, dan simpan data yang tidak jelas dalam kelompok tinjauan.
Pada akhir langkah ini, daftar tersebut seharusnya berisi bisnis-bisnis yang masih aktif dan relevan yang siap untuk tahap penyaringan berikutnya.
Gunakan Outscraper’s Pengikis Google Maps untuk mengumpulkan nama-nama bisnis terkini, kategori, situs web, nomor telepon, alamat, penilaian, dan rincian lokasi.
Menstandarkan Kolom dan Menghapus Catatan yang Berulang
Pengkodean yang tidak konsisten membuat duplikat lebih sulit dideteksi dan dapat menimbulkan kesalahan saat mengunggah data ke CRM atau alat pemasaran. Periksa kembali kolom-kolom utama sebelum memutuskan baris mana yang akan dipertahankan.
Gunakan Satu Format untuk Setiap Kolom
Gunakan format yang sama di seluruh berkas untuk:
- nama perusahaan
- domain situs web
- nomor telepon
- alamat email
- kategori
- kota, provinsi, dan negara
- tanggal
- label status
Misalnya, contoh.com, www.example.comdan https://example.com/ harus dianggap sebagai domain yang sama saat memeriksa catatan perusahaan.
Simpan data sumber asli jika diperlukan, tetapi tambahkan kolom yang telah dibersihkan untuk proses pencocokan dan ekspor.
Periksa Duplikat di Tingkat Perusahaan
Jangan hanya mengandalkan nama perusahaan. Dua perusahaan mungkin memiliki nama yang mirip, sementara satu perusahaan mungkin terdaftar dengan nama yang sedikit berbeda.
Bandingkan kombinasi seperti:
- domain situs web
- nomor telepon
- nama dan alamat perusahaan
- nama perusahaan dan kota
- sumber atau URL Google Maps
Pastikan catatan tersebut berisi informasi terbaru dan terlengkap. Gabungkan kolom-kolom yang relevan jika dua baris tersebut jelas-jelas berasal dari bisnis yang sama.
Periksa Duplikat pada Tingkat Kontak
Beberapa kontak dari satu perusahaan tidak selalu merupakan duplikat. Simpanlah kontak-kontak tersebut jika mereka memiliki peran yang berbeda-beda dan sesuai dengan kampanye tersebut.
Hapus atau gabungkan catatan jika:
- orang yang sama muncul lebih dari sekali
- email yang sama tercantum di beberapa baris
- satu catatan kontak jelas lebih lama
- baris perusahaan yang duplikat berisi kontak yang sama
Setelah langkah ini, setiap bisnis dan kontak seharusnya hanya ditampilkan jika memang ada alasan yang jelas untuk menghubungi mereka.
Lengkapi Data yang Belum Lengkap dan Periksa Rincian Kontak
Jangan tambahkan data ke setiap baris dalam berkas tersebut. Pertama, pilih hanya bisnis yang sesuai dengan kampanye, tampak aktif, dan bukan duplikat.
Kemudian, isi kolom-kolom yang belum terisi yang diperlukan untuk kegiatan penjangkauan, seperti:
- situs web
- nomor telepon
- email bisnis
- nama kontak
- jabatan
- halaman kontak
- URL sumber
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai data yang dapat ditambahkan ke catatan perusahaan yang memenuhi syarat, baca Bagaimana Cara Kerja Pengayaan Prospek dan Kontak Outscraper.
Jaga Agar Kontak Tetap Terhubung dengan Perusahaan
Setiap kontak harus tetap terhubung dengan catatan perusahaan yang tepat.
Sertakan konteks yang cukup untuk menunjukkan:
- di perusahaan mana orang tersebut bekerja
- mengapa bisnis ini cocok dengan kampanye tersebut
- dari mana data kontak tersebut berasal
- ketika catatan tersebut terakhir kali diperiksa
Hal ini mencegah agar daftar tersebut tidak berubah menjadi sekumpulan alamat email tanpa konteks bisnis yang jelas.
Periksa Alamat Email Satu per Satu
Sebuah bisnis yang sesuai dengan kriteria pun bisa saja memiliki alamat email yang tidak dapat digunakan. Periksa setiap alamat email dan tetapkan status yang jelas, seperti:
- dapat digunakan
- tidak sah
- berisiko atau tidak jelas
- berdasarkan peran
- duplikat
- hilang
Hapus alamat email yang tidak valid dan duplikat dari daftar aktif. Simpan hasil yang berisiko atau tidak jelas dalam kelompok peninjauan sampai dapat diperiksa kembali.
Setelah mengumpulkan detail kontak, gunakan Pembersihan Daftar Email Massal untuk memeriksa alamat email mana saja yang sesuai untuk berkas penjangkauan yang sedang aktif.
Terapkan Aturan Penekanan
Sebelum diekspor, hapus kontak yang tidak boleh menerima pesan pemasaran, termasuk:
- kontak yang telah berhenti berlangganan
- pelanggan yang sudah ada
- peluang penjualan yang aktif
- mitra atau pemasok
- karyawan
- kontak yang sudah aktif dalam kampanye lain
Pada akhir langkah ini, setiap bisnis yang tersisa seharusnya sudah memiliki data perusahaan dan kontak terkini yang cukup untuk melanjutkan ke tahap segmentasi akhir.
Gunakan Alat Pengumpul Email & Kontak dari Outscraper untuk menemukan alamat email, nomor telepon, dan profil media sosial yang tersedia dari bisnis-bisnis yang masih ada dalam daftar Anda.
Membagi Daftar Bersih ke dalam Segmen dan Menetapkan Status Akhir
Daftar prospek yang telah disaring seharusnya menunjukkan catatan mana saja yang siap digunakan dan alasan mengapa setiap bisnis layak dimasukkan ke dalam kampanye.
Tentukan Status Akhir
Gunakan satu kolom status akhir untuk setiap catatan:
| Final Status | Kapan Harus Menggunakannya |
|---|---|
| Siap untuk Kegiatan Penyuluhan | The business fits the ICP, appears active, and has enough checked contact data. |
| Needs Review | The business may fit, but one or more fields are missing, outdated, or unclear. |
| Hapus | The record is closed, duplicated, suppressed, outside the target market, or unusable. |
This prevents uncertain records from entering an active campaign by mistake.
Segment the List by Outreach Reason
Group records based on the reason they fit the campaign.
Contohnya antara lain:
- perusahaan yang tidak memiliki situs web
- businesses with low ratings
- companies in a specific city or region
- businesses with checked email addresses
- companies with missing contact details
- businesses that fit a specific category
- records better suited for phone outreach
Each segment should connect to a clear offer, message, or outreach channel.
Keep Only the Fields Your Team Needs
A final outreach file may include:
- nama perusahaan
- situs web
- business category
- lokasi
- status bisnis
- nama kontak
- jabatan
- email address
- email status
- nomor telepon
- URL sumber
- segment
- final status
- tanggal terakhir diperiksa
- notes
Remove unused columns before export, but keep enough source and status data to review the record later.
Clean Prospect List Checklist Before Cold Outreach
- Confirm that each business matches the current ICP and target market.
- Remove closed, duplicate, suppressed, and poor-fit records.
- Standardize the main company and contact fields.
- Fill important data gaps and check contact details.
- Add the source, last-checked date, and campaign segment.
- Mark each record as Ready for Outreach, Needs Review, or Remove.
Menggunakan Outscraper tools to update business data, add contact details, and check emails before starting outreach.
FAQ
Pertanyaan dan jawaban paling sering
Pembersihan daftar prospek adalah proses untuk memverifikasi apakah setiap bisnis masih sesuai dengan pasar sasaran Anda, mengonfirmasi detail utama perusahaan, menghapus data ganda, melengkapi kolom yang kosong, memeriksa data kontak, serta mengesampingkan catatan yang tidak seharusnya dimasukkan ke dalam kampanye aktif.
Pembersihan daftar prospek mencakup seluruh catatan perusahaan dan kontak. Pembersihan daftar email hanya berfokus pada alamat email, seperti apakah alamat tersebut masih aktif, terduplikasi, berisiko, atau tidak valid.
Ya. Membersihkan file sebelum mengunggahnya membantu mencegah agar bisnis yang sudah tutup, catatan ganda, prospek yang tidak sesuai, dan detail kontak yang tidak dapat digunakan tidak masuk ke dalam CRM dan alat pemasaran Anda.
Daftar prospek yang lengkap harus memuat nama perusahaan, situs web, kategori, lokasi, status bisnis, rincian kontak, URL sumber, tanggal pemeriksaan terakhir, segmen kampanye, dan status catatan akhir.
Periksa daftar tersebut sebelum setiap kampanye penjangkauan baru. Tinjau kembali daftar tersebut jika data yang ada sudah berumur beberapa bulan, berasal dari sumber yang berbeda, atau berisi catatan yang tidak mencantumkan tanggal pengumpulan atau tanggal pemeriksaan terakhir.
