İçindekiler
Bir potansiyel müşteri listesi, yüzlerce ya da binlerce satır içerdiği için pazarlama faaliyetlerine hazır gibi görünebilir. Ancak bazı işletmeler kapanmış, web sitelerini değiştirmiş, yer değiştirmiş ya da hedef pazarınızla artık uyuşmuyor olabilir. Diğer kayıtlarda ise yinelenen şirketler, eksik iletişim bilgileri ya da aktif bir kampanyaya dahil edilmemesi gereken e-postalar bulunabilir.
Bu nedenle, potansiyel müşteri listenizi bir CRM sistemine veya soğuk pazarlama aracına yüklemeden önce temizlemelisiniz. Temizleme işlemi, geçersiz e-posta adreslerini silmekten ibaret değildir. Ayrıca, her bir işletmenin hâlâ ideal müşteri profilinize uyup uymadığını kontrol etmeniz, temel şirket bilgilerini doğrulamanız, tutarsız alanları düzeltmeniz, yinelenen kayıtları kaldırmanız ve kullanılabilir kayıtları daha fazla çalışma gerektirenlerden ayırmanız gerekir.
Bu kılavuz, mevcut bir potansiyel müşteri dosyasını “İletişime Hazır”, “İnceleme Gerektiren” ve “Silinecek” olmak üzere üç net gruba nasıl ayıracağınızı açıklamaktadır. Kılavuzu tamamladığınızda, satış veya pazarlama ekibinizin daha güvenle kullanabileceği, daha küçük ve daha iyi düzenlenmiş bir listeye sahip olacaksınız.
Hala kaynak dosyasını oluşturmanız gerekiyorsa, öncelikle şunu öğrenerek başlayın: yüksek kaliteli bir B2B potansiyel müşteri listesi oluşturmak temizleme işlemini uygulamadan önce.
Hızlı Cevap: Soğuk Pazarlama Öncesi Potansiyel Müşteri Listesi Nasıl Temizlenir?
- Her bir işletmeyi mevcut ICP’nizle karşılaştırın.
- Şirketin hâlâ faaliyette olup olmadığını doğrulayın.
- Ana iş ve iletişim alanlarını standart hale getirin.
- Yinelenen şirketleri ve kişileri kaldırın.
- Eksik verileri doldurun ve iletişim bilgilerini kontrol edin.
- Her kaydı “Tanıtıma Hazır”, “İncelenmesi Gerekiyor” veya “Kaldırılmalı” olarak işaretleyin.
Bu kılavuzdaki temizleme adımlarını uygulamadan önce yerel işletme verilerini toplayın.
Potansiyel Müşteri Listesini Mevcut ICP’nizle Karşılaştırarak İnceleme
Bir potansiyel müşteri kaydı, sırf e-posta adresi geçerli olduğu için listede kalmamalıdır. İşletme, yine de hazırladığınız kampanyaya uygun olmalıdır.
Öncelikle, ekibinizin uygun bir potansiyel müşteriyi tanımlamak için halihazırda kullandığı kriterleri gözden geçirin. Bunlar arasında sektör, konum, işletme türü, şirket büyüklüğü, web sitesi durumu, puan, yorum sayısı veya teklifinizle bağlantılı başka bir gösterge yer alabilir.
Her bir işletmenin kampanyaya hâlâ uygun olup olmadığını kontrol edin
Aşağıdaki gibi ayrıntıları kontrol edin:
- iş kolu veya sektör
- şehir, eyalet, ülke veya hizmet bölgesi
- şirket türü veya büyüklüğü
- web sitesi varlığı
- puan ve yorum sayısı
- iş durumu
- şirketin kampanyaya dahil edilmesi için gerekçe
Örneğin, Teksas’taki bağımsız diş kliniklerini hedefleyen bir pazarlama ajansı, diş malzemesi tedarikçileri, Teksas dışındaki klinikler ve büyük bir hastane grubuna dahil olan işletmelere ait kayıtları, bu şirketler teklifle uyuşmadığında listeden çıkarmalıdır.
Ayrıca kategori, konum, puanlar, yorum sayısı ve web sitesi durumunu da kullanarak Google Haritalar verilerini kullanarak yerel iş fırsatlarını değerlendirin.
Bu ilk kontrol, ekibinizin baştan itibaren iletişime geçilmemesi gereken işletmeler için kişi bilgilerini aramak veya e-postaları kontrol etmekle zaman kaybetmesini önler.
Kaynağı ve Son Kontrol Tarihini İnceleyin
Her kayıtta, iş verilerinin kaynağının ve en son ne zaman kontrol edildiğinin belirtilmesi gerekir.
Yararlı alanlar şunlardır:
- kaynak adı
- kaynak URL
- toplanma tarihi
- son kontrol tarihi
- kampanya veya liste adı
Her kaydı “Sakla”, “İnceleme” veya “Sil” olarak işaretle
İlk denetim sırasında basit bir durum sütunu kullanın.
| Durum | Ne Zaman Kullanılmalı? |
|---|---|
| Sakla | İşletme, ICP ile uyumludur ve bir sonraki temizleme aşaması için yeterli bilgiye sahiptir. |
| İnceleme | İşletme uygun olabilir, ancak bir veya daha fazla ayrıntı eksik, güncel değil ya da belirsiz. |
| Kaldır | İşletme hedef pazarın dışında, yanlış kategoriye ait, aktif değil ya da kampanyaya uygun değil. |
"Keep", denetimin ilk durumudur. Bunu şu şekilde değiştirin: Sosyal Yardım Çalışmalarına Hazır ancak iletişim bilgilerini ve hariç tutma kurallarını kontrol ettikten sonra.
Bu aşamada eksik kayıtların hepsini silmeyin. Bir web sitesinin veya telefon numarasının eksik olması, her zaman o işletmenin potansiyel müşteri olarak uygun olmadığı anlamına gelmez. Bu durum, yalnızca kaydın güncel işletme verilerine veya iletişim bilgilerinin zenginleştirilmesine ihtiyaç duyduğu anlamına gelebilir.
Bu ilk denetimin amacı, ekibinizin dosyanın geri kalanını temizlemek için daha fazla zaman harcamadan önce, bariz uyuşmazlıkları ortadan kaldırmak ve belirsiz kayıtları ayırmaktır.
Her bir işletmenin hâlâ faal ve ulaşılabilir olduğunu doğrulayın
Eski potansiyel müşteri dosyaları genellikle web sitelerini değiştirmiş, taşınmış, telefon numaralarını güncellemiş veya faaliyetlerini sonlandırmış işletmeleri içerir. İletişim bilgilerini zenginleştirme veya e-posta kontrolleriyle zaman harcamadan önce şirket kaydını kontrol edin.
Temel İş Bilgilerini Gözden Geçin
Onayla:
- şirket adı
- iş durumu
- category
- web sitesi
- telefon numarası
- adres
- konum
- kaynak veya Google Haritalar URL'si
Yeni bilgiler açıkça aynı işletmeye aitse satırı güncelleyin. Bilgiler belirsizse veya başka bir şirkete işaret ediyorsa, satırı inceleme için işaretleyin.
Kayıtları Koşula Göre Ayır
Her satırda ne olması gerektiğini göstermek için basit etiketler kullanın:
- Güncelliğini yitirmiş: Kaydedilen bilgiler artık işletmeyle uyuşmuyor.
- Eksik: İşlem doğru görünüyor, ancak önemli alanlar eksik.
- Doğrulanmamış: Kayıdı doğrulamak için yeterli bilgi bulunmamaktadır.
Kapalı: İşletme artık faaliyet göstermiyor.
Kişileri aramaya başlamadan önce şirket kayıtlarını güncelleyin. Kapanmış, mükerrer veya faaliyet alanı dışındaki işletmeleri eleyin ve durumu belirsiz kayıtları bir inceleme grubunda tutun.
Bu adımın sonunda, liste bir sonraki temizleme aşamasına hazır, aktif ve ilgili işletmeleri içermelidir.
Outscraper’leri kullanın Google Haritalar Veri Kazıyıcı güncel işletme adlarını, kategorilerini, web sitelerini, telefon numaralarını, adreslerini, puanlarını ve konum bilgilerini toplamak.
Alanları Standartlaştırma ve Yinelenen Kayıtları Silme
Tutarsız biçimlendirme, yinelenen verilerin tespit edilmesini zorlaştırır ve CRM veya müşteri erişim araçlarına yükleme sırasında hatalara yol açabilir. Hangi satırları tutacağınıza karar vermeden önce ana alanları temizleyin.
Her Alan İçin Tek Bir Biçim Kullanın
Aşağıdakiler için dosyanın tamamında aynı biçimi uygulayın:
- şirket isimleri
- web sitesi alan adları
- telefon numaraları
- e-posta adresleri
- Kategoriler
- şehirler, eyaletler ve ülkeler
- tarihler
- durum etiketleri
Örneğin, example.com, www.example.comve https://example.com/ şirket kayıtları kontrol edilirken aynı alan adı olarak değerlendirilmelidir.
Gerektiğinde orijinal kaynak verileri koruyun, ancak eşleştirme ve dışa aktarma işlemleri için temizlenmiş bir sütun ekleyin.
Şirket Düzeyinde Çift Kayıtları Kontrol Et
Sadece işletme adına güvenmeyin. İki şirketin isimleri benzer olabilir; bir şirket ise biraz farklı isimler altında yer alabilir.
Aşağıdaki gibi kombinasyonları karşılaştırın:
- web sitesi alan adı
- telefon numarası
- şirket adı ve adresi
- şirket adı ve şehir
- kaynak veya Google Haritalar URL'si
Kayıtları en güncel ve eksiksiz bilgilerle tutun. İki satırın açıkça aynı işletmeye ait olduğu durumlarda, ilgili alanları birleştirin.
İletişim Düzeyinde Çift Kayıtları Kontrol Et
Aynı şirketten gelen birkaç kişi her zaman mükerrer değildir. Kampanyaya uygun farklı görevlere sahip oldukları takdirde bunları listede tutun.
Aşağıdaki durumlarda kayıtları silin veya birleştirin:
- aynı kişi birden fazla kez görünüyor
- aynı e-posta adresi birkaç satırda listelenmiştir
- Bir kişi kaydı açıkça daha eskiye ait
- Yinelenen şirket satırları aynı kişiyi içerir
Bu adımın ardından, her bir işletme ve kişi, yalnızca kendileriyle iletişime geçmek için net bir neden oluşturduğu durumlarda görünmelidir.
Veri Eksikliklerini Giderin ve İletişim Bilgilerini Kontrol Edin
Dosyadaki her kaydı zenginleştirmeyin. Öncelikle, kampanyayla eşleşen, aktif görünen ve yinelenmeyen işletmeleri elinizde tutun.
Ardından, tanıtım faaliyetleri için gerekli olan eksik alanları doldurun; örneğin:
- web sitesi
- telefon numarası
- iş e-postası
- iletişim sorumlusu
- meslek unvanı
- iletişim sayfası
- kaynak URL
Nitelikli şirket kayıtlarına eklenebilecek verileri daha ayrıntılı incelemek için şu yazıyı okuyun: Outscraper Müşteri Adayları ve İletişim Bilgileri Zenginleştirme Süreci Nasıl İşler?.
Kişilerin İşletmeyle Bağlantısını Sürdürün
Her bir kişi, doğru şirket kaydına bağlı kalmalıdır.
Aşağıdakileri gösterecek kadar yeterli bağlam ekleyin:
- o kişinin hangi şirkette çalıştığı
- Bu işletmenin kampanyaya neden uygun olduğu
- iletişim bilgilerinin kaynağı
- kayıt en son ne zaman kontrol edildiğinde
Bu, listenin net bir iş bağlamı olmayan bir e-posta adresleri grubuna dönüşmesini engeller.
E-posta Adreslerini Ayrı Ayrı Kontrol Edin
Uygun bir işletme bile kullanılamaz bir e-posta adresine sahip olabilir. Her bir e-postayı inceleyin ve aşağıdakiler gibi net bir durum atayın:
- kullanılabilir
- geçersiz
- riskli veya belirsiz
- rol tabanlı
- mükerrer
- eksik
Etkin listeden geçersiz ve yinelenen e-posta adreslerini kaldırın. Riskli veya belirsiz sonuçları, yeniden kontrol edilene kadar inceleme grubunda tutun.
İletişim bilgilerini topladıktan sonra, şunu kullanın: Toplu E-posta Listesi Temizliği aktif tanıtım dosyası için hangi e-posta adreslerinin uygun olduğunu kontrol etmek amacıyla.
Bastırma Kuralları Uygula
İhracattan önce, aşağıdakiler dahil olmak üzere, iletişim kurulmaması gereken kişileri kaldırın:
- aboneliği iptal edilen kişiler
- mevcut müşteriler
- aktif satış fırsatları
- ortaklar veya tedarikçiler
- çalışanlar
- başka bir kampanyada halihazırda aktif olan kişiler
Bu adımın sonunda, geriye kalan her bir işletmenin nihai segmentasyona geçebilmesi için yeterli güncel şirket ve iletişim bilgilerine sahip olması gerekir.
Outscraper’nin E-posta ve Kişi Bilgileri Toplayıcı aracını kullanarak, listenizde kalan işletmelerin mevcut e-posta adreslerini, telefon numaralarını ve sosyal medya profillerini bulun.
Temiz Listeyi Segmentlere Ayırın ve Nihai Durum Atayın
Temizlenmiş bir potansiyel müşteri listesi, hangi kayıtların kullanıma hazır olduğunu ve her bir işletmenin neden bir kampanyaya dahil edilmesi gerektiğini göstermelidir.
Son Durum Atama
Her kayıt için bir “son durum” sütunu kullanın:
| Nihai Durum | Ne Zaman Kullanılmalı? |
|---|---|
| Sosyal Yardım Çalışmalarına Hazır | Bu işletme, ICP kriterlerine uyuyor, aktif görünüyor ve yeterince doğrulanmış iletişim bilgilerine sahip. |
| İncelenmesi Gerekiyor | İşletme uygun olabilir, ancak bir veya daha fazla alan eksik, güncel değil veya net değil. |
| Kaldır | Kayıt kapatılmış, yinelenmiş, gizlenmiş, hedef pazarın dışında ya da kullanılamaz durumdadır. |
Bu, belirsiz kayıtların yanlışlıkla aktif bir kampanyaya girmesini engeller.
Listeyi İletişim Nedenine Göre Segmentlere Ayırın
Kampanyaya uygunluk nedenlerine göre gruplandırılmış kayıtlar.
Örnekler şunlardır:
- web sitesi olmayan işletmeler
- düşük puan alan işletmeler
- belirli bir şehir veya bölgedeki şirketler
- e-posta adresleri doğrulanmış işletmeler
- iletişim bilgileri eksik olan şirketler
- belirli bir kategoriye uyan işletmeler
- telefonla iletişim kurmak için daha uygun kayıtlar
Her bir bölüm, net bir teklif, mesaj veya iletişim kanalıyla bağlantılı olmalıdır.
Yalnızca Ekibinizin İhtiyacı Olan Alanları Tutun
Nihai bir sosyal yardım dosyası şunları içerebilir:
- şirket adı
- web sitesi
- iş kategorisi
- konum
- iş durumu
- iletişim sorumlusu
- meslek unvanı
- e-posta adresi
- e-posta durumu
- telefon numarası
- kaynak URL
- segment
- nihai durum
- son kontrol tarihi
- notlar
Dışa aktarımdan önce kullanılmayan sütunları kaldırın, ancak kaydı daha sonra inceleyebilmek için yeterli miktarda kaynak ve durum verisini saklayın.
Soğuk Pazarlama Öncesi Potansiyel Müşteri Listesi Kontrol Listesi
- Her bir işletmenin mevcut ICP ve hedef pazara uygun olduğunu doğrulayın.
- Kapalı, yinelenen, gizlenmiş ve uygun olmayan kayıtları kaldırın.
- Ana şirket ve iletişim alanlarını standart hale getirin.
- Önemli veri eksikliklerini giderin ve iletişim bilgilerini kontrol edin.
- Kaynağı, son kontrol tarihini ve kampanya segmentini ekleyin.
- Her kaydı şu şekilde işaretleyin: “Tanıtım için Hazır”, “İhtiyaç Değerlendirmesi” veya “Kaldır” durumlarından birine hazır.
Kullanmak İletişim iletişim çalışmalarına başlamadan önce iş verilerini güncellemek, iletişim bilgilerini eklemek ve e-postaları kontrol etmek için araçlar.
SSS
SIKÇA SORULAN SORULAR
Potansiyel müşteri listesinin temizlenmesi, her bir işletmenin hâlâ hedef pazarınıza uygun olup olmadığını doğrulama, önemli şirket bilgilerini teyit etme, yinelenen kayıtları kaldırma, eksik alanları doldurma, iletişim bilgilerini kontrol etme ve aktif bir kampanyaya dahil edilmemesi gereken kayıtları hariç tutma sürecidir.
Potansiyel müşteri listesinin temizlenmesi, şirket ve iletişim kayıtlarının tamamını kapsar. E-posta listesinin temizlenmesi ise yalnızca e-posta adreslerine odaklanır; örneğin, adresin kullanılabilir, yinelenmiş, riskli veya geçersiz olup olmadığı gibi hususları inceler.
Evet. Dosyayı yüklemeden önce temizlemek, faaliyetine son vermiş işletmeleri, yinelenen kayıtları, uygun olmayan potansiyel müşterileri ve kullanılamaz iletişim bilgilerini CRM sisteminizden ve müşteri erişim araçlarınızdan uzak tutmanıza yardımcı olur.
Tamamlanmış bir potansiyel müşteri listesi, şirket adı, web sitesi, kategori, konum, işletme durumu, iletişim bilgileri, kaynak URL’si, son kontrol tarihi, kampanya segmenti ve nihai kayıt durumunu içermelidir.
Her yeni bilgilendirme kampanyasından önce listeyi kontrol edin. Veriler birkaç aylık olduğunda, farklı kaynaklardan geldiğinde veya toplama tarihi ya da son kontrol tarihi bulunmayan kayıtlar içerdiğinde listeyi yeniden gözden geçirin.
